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事业单位用固定资产管理需要注意哪些方面

添加时间:2018-4-19 8:26:41 点击量:
  固定资产管理是财务工作中最容易被忽视的一项工作。也是不容易做好的一项工作。它不象销售、存货、成本等影响企业当期损益的关键工作,几乎每月每天,每时每刻都在牵扯着财务负责人的神经。一堆固定资产,如果已经购入到了企业,因为它的成本在一定程度上具备“沉没成本”的特性(一般情况下固定资产购入时都不是为了卖出变现的),无论该固定资产是否被使用、使用的效率效果如何,一旦折旧年限进行了确定,就每月以折旧费的形式固定计入企业当期的费用。这一特性造成许多公司在进行费用管理与控制时,往往将“折旧费”列为一项不可控项目,而不去象控制别的费用如交际费、差旅费那样来控制。这就要求固定资产一定要从最初决定投资的那一时刻来进行管理,即从最初做投资预算的那一刻进行管理。
  
  一是“进”。指的是固定资产的采购一定要严格。严格的控制包括以下几个层次:
  
  1、年度预算层面。每年的投资预算都要慎重考虑,经过细致论证后才可以获批。
  
  先的投资采购申请。由于年度预算的周期长,而实际的业务环境变化很快,即使有了年度的投资预算,在实施每一项具体的投资计划前,仍然需要由业务部门提出具体的投资采购申请,以获得最新的评估。
  
  2、对于预算外的投资,更需要结合业务情况,谨慎考虑。这一点是很重要的。因为投资与费用不同,一项投资的效益往往要在今后的许多年才能显现出来。所以在实际的公司审批中,对投资一定要设立比费用更为严密的体系与流程。
  
  3、具体的采购与付款。在这一层面上,同样必需有严格的流程。主要指所有的采购与付款必需有合格的单据来支持。如同存货的采购一样,固定资产也一定要对合同或订单、收货情况(包括质量验收)、及发票进行三单审核。之后才能办理入帐及付款手续。同时在固定资产到货验收,开始使用前,还需要加贴固定资产标签,标签上的信息与财务固定资产帐上的信息要保持一致。现实中,这一环节的问题非常多,许多公司就是因为在这一环节控制不力,导致产生了大量的帐外资产和不良会计信息。其实解决的方法非常简单,也非常原始。就是财务固定资产会计岗位人员必需与各个部门保持良好沟通,时时宣传与讲解固定资产管理方法,并亲自对固定资产的验收、位置、使用部门等进行核查。许多财务人士抱怨公司里其他部门的人员根本没有资产管理的基本认识,在资产处理上随意性很大。却没想到造成这一现象的原因是自己对政策讲解不够。我们要相信公司里的每一个人都有趋善避恶的天性,每个人都想将自己所辖工作做得更好。业务部门没做“好”的原因在于业务部门并不清楚自已的行为造成的影响与后果是什么。这些都是需要财务部门去讲解的。
  
  二是“出”。指的是固定资产的处置。 固定资产无论是报废,还是进行转售,都必需有严格的程序与文档资料支持。事实上,一进一出两个关口把住了,固定资产管理基本上就没有大的风险了。 应该关注的问题有: 每一项资产在向外物理转出时,是否有门卫进行检查,要求提供适当的手续? 资产的处置是由一个部门独立完成的吗?一般来说,必需要求有两个以上部门共同来完成处置。 是否有实物处置的照片或废品公司签收的文件证明? 资产报废事先获得审批了吗? 财务人员是否现场监查了处理过程(包括事前对报废资产的核对)? 许多公司的财务部门仅凭一纸获批的报废申请就直接对固定资产进行了报废的帐务处理,并不认为对实物的处置监查是自己的工作。在这样的思想指导下,就不可能将固定资产帐务处理清楚。实际上业务部门很可能将申请报废的固定资产先找个仓库一放,之后许多年无人问津,致使仓储费用增加,且白白损失掉了提前变卖的机会与价格。 财务部一定要对报废的过程与文件进行确认后,才能在帐务中进行报废的处理。这是非常重要的。要知道固定资产的处置环节最容易产生腐败,是许多“小金库”的来源。
  
  三是“用”。 可以说,在前两项内容完成后,这第三件事完全属于公司内部事务了。如果说“进”和“出”涉及到成本与收益的控制,“用”则更关注的是效率问题。为什么有的企业资产清查时发现井井有条,而有的企业却是严重的帐实不符?区别就在这个“用”上。要想“用”得明白、“用”得高效,需要注意以下几点:
  
  1、每一项资产都必需有相应的管理责任者,即“owner”。这个Owner 可以不是资产的使用者,但必需对资产负起完全管理责任。要保证资产的完整,并掌握资产的使用状态。
  
  2、财务部资产管理人员要与公司的 owner们建立起紧密的联系,通过他们的报告来掌握公司资产状态。在职责分工上,财务必需定期提供给每一位owner所辖的资产清单,让其了解公司固定资产帐目情况,以便owner 进行跟踪与盘点,对不符事项进行报告。这样的定期自查是非常必要的一种管理手段,在此基础上财务人员再进行小范围抽查。财务人员还要与owner共同来解决固定资产转移、分拆、集合等一系列具体的问题,并付诸于文字流程,使得固定资产帐目能与资产实际状态保持一致。
  
  3、每年进行一次固定资产清查。有了1、2项的工作基础,这一工作做起来会非常得心应手。 财务经理们需要牢记的是:所有的投资都要在未来才能带来收益。对固定资产管理不善而带来的浪费往往比我们想象的要大得多。许多财务经理们对当期的每一分费用都精打细算,对一次差旅费用心疼不已,却面对公司大量的闲置资产冷漠麻木、没有感觉。昨天的决策带来了今天的折旧费用居高不下,那么今天的决策同样也会造成明天的损失。要重视并且实际地投入力量去进行固定资产的管理,千万不要因为几年或几十年的分摊期而忽略任何一笔投资。哪怕只是很小的金额。
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